Comment construire une organisation au service de l’éducation ?

Euh… ainsi donc vous aimeriez mettre en place une bibliothèque.

Non, mieux. Vous aimeriez créer un espace éducatif qui aidera les enfants à apprendre de nouvelles choses en dehors de l’école. Parce que c’est ce dont moi je veux vous parler. Comment mettre en place une bibliothèque qui vous servira de base pour ensuite développer plusieurs activités éducatives pour occuper les enfants et les jeunes de votre communauté. Peut-être même les adultes, si le coeur vous en dit.

En Avril 2017, j’ai ouvert le Centre Eulis à Yopougon Toits-Rouges. Ce que je m’apprête à partager avec vous, loin d’être une parole d’évangile, est inspiré de mon parcours, de mes erreurs, et de nos mini-succès. J’espère sincèrement que ça vous aidera à vous lancer à votre tour.

Pourquoi ?

La première des choses à se demander c’est pourquoi ? Pourquoi aimeriez-vous mettre en place cet espace éducatif ? Quel est le problème que vous souhaitez résoudre ?

Pour moi, la raison est toute simple. Je veux améliorer l’éducation en Côte d’Ivoire, la rendre plus inclusive et plus interactive. Il s’agit pour moi de faciliter l’accès à une éducation de qualité, pour tous les enfants, peu importe leur milieu social, et de faire en sorte que l’apprenant soit plus au coeur du processus d’apprentissage.

Je rêve de salles de classes où les élèves contribuent de manière active au cours, plutôt que d’écouter le professeur et de rendre à la lettre le contenu du livre sur les feuilles de copie.

Je veux améliorer l’éducation en Côte d’Ivoire. Tchonté @LoukiGirl Cliquez pour tweeter
Je veux améliorer l’éducation en Côte d’Ivoire. Tchonté Mireille Silué

J’ai décidé d’ouvrir une bibliothèque parce que j’adore les livres,

…et que je veux partager ma passion avec les autres. Et j’ai décidé de faire de cette bibliothèque un espace éducatif où l’on pourra continuer d’apprendre, et même aimer apprendre en dehors des heures de cours. C’est mon laboratoire pour tester de nouvelles idées pour éduquer la jeunesse ivoirienne.

Outre cette ultime aspiration, j’ai noté quelques problèmes dans ma communauté particulièrement, auxquels j’ai voulu pallier grâce au Centre Eulis. Il y a un manque cruel d’espaces éducatifs en dehors de l’école, une abondance de maquis et autres buvettes, la promotion de la vie facile dans la communauté, dans les médias, et un manque de repères pour la jeunesse Ivoirienne et celle de Yopougon en particulier.

En plus, le surnombre des salles de classes dans certaines écoles favorise une accumulation de lacunes chez certains enfants, en termes de lecture et d’autres capacités intellectuelles. Le Centre intervient en soutien pour les aider à combler ces lacunes.  Alors vous, quel problème souhaitez-vous résoudre ?

Pourquoi voulez-vous mettre en place un espace éducatif dans votre communauté ?

Ⓒ Centre Eulis

Quelle est votre cible ? C’est la question immédiate qui rejoint la précédente, ou à laquelle vous répondez déjà lorsque vous identifiez les raisons de votre intérêt pour l’éducation. Lorsque j’ouvrais le Centre, je visais les élèves de la 6ème à la terminale et les adultes.

Au fil des activités, nous nous sommes rendu compte que nos plus fréquents lecteurs sont entre les classes de CE1 à la 4e. On reçoit également des plus jeunes et des plus âgés, mais en moindre quantité comparé à cette tranche. Nous avons donc au fil du temps adapté nos activités à ceux qui nous rendent le plus visite.

Selon moi, la tranche déterminée est beaucoup plus prompte à s’intéresser à nos activités parce que les enfants sont à un âge où ils n’ont pas encore d’autres centres d’intérêts. Les plus grands semblent eux préoccupés par d’autres domaines de la vie. Il vous revient donc de déterminer si vous souhaitez vous adresser à une seule cible ou plusieurs.

Vous pourriez par exemple faire le découpage suivant: 3 – 6 ans (Maternelle – CP2); 7-10 (CE1 – CM2); 11-14 ans (6ème -3 ème); 15 – 18 ans (2nde – Terminale), Adultes (étudiants, employés, entrepreneurs, parents).

Les offres seront différentes selon les cibles, mais une fois que vous aurez choisi votre cible, il faut absolument l’inclure dans le processus de création, et plus tard dans les différentes actions que vous souhaitez mener.  C’est la principale erreur que j’ai faite au début, alors je vous donne des astuces pour faire mieux que moi.

Comment engager votre cible ?

Malgré tous les cours que j’ai reçu sur l’importance de la gestion des stakeholders (les différentes parties prenantes), je n’ai pas du tout fait un bon travail à ce niveau. C’est primordial de travailler avec tous ceux qui sont concernés de près ou de loin, avant même d’entreprendre les démarches d’installation.

Dans ce cas précis, si nous supposons que votre cible principale est constituée des élèves du primaire, collège et lycée, vos principaux stakeholders incluent les élèves, leurs parents, les enseignants et gérants d’établissements scolaires, la communauté dans laquelle vous comptez vous installer et en second lieu, les autorités locales et les médias.

Il ne faut pas faire comme moi, mettre en place le Centre, et juste les informer.

Le seul aspect sur lequel j’ai consulté ma cible, a été au niveau des prix, et encore ! J’ai commis l’erreur de ne m’adresser qu’aux élèves, alors que ce sont les parents qui paient. J’ai aussi fait l’erreur de communiquer beaucoup plus sur les réseaux sociaux que dans la communauté dans laquelle je suis installée. Or, ma cible a très peu de chance de découvrir le Centre Eulis sur Facebook, Twitter ou Instagram

Ma cible a très peu de chance de découvrir le Centre Eulis sur Facebook, Twitter ou Instagram Ⓒ Centre Eulis

Pour rattraper cette erreur, j’ai fait quelques tours dans les écoles environnantes, et organisé des sessions de lecture dans la rue. En plus, nos sorties mensuelles, les ateliers et les friandises qu’on distribue, amènent les enfants à parler du Centre à leurs amis, et ça nous ramène plus de monde.

J’ai commis l’erreur de ne m’adresser qu’aux élèves, alors que ce sont les parents qui paient. Tchonté Mireille Silué @LoukiGirl Cliquez pour tweeter

Je vous recommande de discuter avec les différentes parties prenantes de votre projet parce qu’elles connaissent mieux leurs réalités, et cela leur donnera envie de mieux s’impliquer. Vous devrez travailler ensemble sur plusieurs questions.

Est-ce que vous êtes en accord avec la cible sur le problème identifié et la meilleure solution pour le résoudre ? Quel décor choisir ? Quels tarifs appliquer ? Etc. Une fois que vous aurez mis en place l’espace, il faudra maintenir la communication et la collaboration avec tous les stakeholders.

Vous pouvez discuter avec les responsables d’écoles pour y distribuer des prospectus. Expliquez leur ce que vous faites, mettez l’accent sur le fait que vous ne leur faites pas de concurrence mais souhaitez plutôt contribuer à leur mission d’éducateurs.

Avant même d’être sûre que je voulais mettre en place une bibliothèque, j’animais des ateliers de lecture hebdomadaires avec les élèves d’un collège. C’est un excellent moyen pour vous faire connaître des élèves et des responsables d’écoles, et cultiver le goût de la lecture. Vous pouvez continuer cela sur le long terme, dans différentes zones, pour toucher plus de personnes.

Je veux voir mon rêve d’installer plusieurs Centre Eulis à travers le pays se réaliser Ⓒ Centre Eulis

Pour les parents, l’idéal est de contacter les associations du quartier ou de l’école. Vous pouvez aussi passer par les enfants pour atteindre leurs parents, et leur demander d’être plus investis dans le travail que vous tentez d’effectuer avec leurs enfants. Certains parents nous rendent visite au centre, ou accompagnent leurs enfants avant les sorties, mais nous ne sommes pas encore satisfaits de leur niveau d’investissement.

Nous avons l’intention d’organiser des ateliers parents-enfants autour de la lecture et des activités créatives. Pour joindre plus facilement les parents, et les tenir au courant de nos activités, nous avons fait des listes d’inscription sur lesquelles les parents renseignent leurs numéros de téléphones, et signent pour donner ou pas leur accord, quant au droit d’usage de l’image de leurs enfants, sur nos comptes sociaux.

En ce qui concerne les autorités, je vous recommande de vous renseigner auprès de votre mairie et des institutions culturelles, pour savoir ce qu’il y a lieu de faire dans le cadre de la formalisation de votre organisation. À mon niveau, il n’y a pas eu grand chose à faire, d’autant plus que j’ai enregistré le Centre Eulis comme une SARL dès le début, une erreur – ou pas -, dont je parlerai plus tard.

Où trouver l’argent pour débuter vos activités ?

La question qui est très souvent revenue est « comment est-ce que tu as financé tout ça ? » et je réponds invariablement, grâce à mes économies mais j’ai aussi eu des avantages. Je ne paie pas de loyer parce que le local que j’utilise appartient à mon père, et je ne paie pas de factures pour le moment parce que ma mère s’en charge pour tout l’établissement.

Mais si je veux voir mon rêve d’installer plusieurs Centre Eulis à travers le pays se réaliser, je dois reconsidérer cet aspect des choses. En ce moment, ma charge principale est le salaire de la bibliothécaire, qui est payée au SMIG. Il y a ensuite les nombreux petits réglages à effectuer de temps en temps, une ampoule qui ne marche pas, des outils de nettoyage, la maintenance du climatiseur, etc.

Je veux voir mon rêve d’installer plusieurs Centre Eulis à travers le pays se réaliser. Tchonté Mireille Cliquez pour tweeter

Pour commencer le Centre Eulis, j’ai investi un peu plus de deux millions de Francs CFA, ce qui représentait toutes mes économies de l’époque. Je m’attendais franchement à ne dépenser qu’un million environ, mais les imprévus se sont enchaînés au fur et à mesure.

Mon père possède un hôtel qui est fermé depuis la crise post-électorale 2010. Le local qu’il a mis à ma disposition était un studio fermé à l’intérieur, qui servait de débarras. Il a fallu le remettre en état et faire confectionner tous les meubles.

Vous pouvez essayer d’être plus créatifs et dépenser moins au niveau des meubles et des contenants pour les livres. Moi j’ai préféré me référer à des professionnels classiques, mais internet regorge d’idées de décoration que vous pourrez faire à moindre coût.

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Avec votre cible, vous pourrez également décider si vous voulez avoir des chaises ou des nattes posées à même le sol, sachant que les dernières vous reviendront nettement moins chères. Cela dépendra aussi du genre d’activités que vous souhaitez organiser. Aujourd’hui nous avons deux salles, la première avec des chaises et des tables, et la seconde avec des nattes uniquement.

Bon nombre de personnes m’ont envoyé des messages pour demander comment avoir de l’aide financière pour mettre en place une bibliothèque.

Cette fois encore, ma réponse reste invariable : commencez avec ce que vous avez. Il arrive que des gens vous aident à mettre en place une idée, mais ils vous aident encore plus lorsque vous avez déjà matérialisé cette idée et qu’il ne reste qu’à la pousser plus loin. Montrez donc que vous êtes prêts à vous investir vous-mêmes, physiquement et financièrement, et ensuite vous pourrez demander aux autres de contribuer.

Commencez avec ce que vous avez. Tchonté Mireille Cliquez pour tweeter

J’ai été tellement surprise par tout l’engouement qu’il y a eu autour de la bibliothèque. Le premier avantage que j’ai eu, est que j’étais déjà assez connue en tant que blogueuse littéraire. Alors les gens ont apprécié que je sorte du virtuel pour mettre en place un projet physique.

Sans même que je ne le demande, j’ai reçu plusieurs dons, de livres, de matériel informatique, et des dons financiers, souvent de personnes que je ne connaissais pas personnellement. Certains donateurs paient également des abonnements pour les enfants. Ce qui nous amène au business model.

Quelle sera la source de revenus ?

Le Centre Eulis génère des revenus de deux manières : les sorties éducatives et les abonnements. Les enfants paient pour participer aux sorties, et quelques fois nous avons un profit qui entre dans les caisses. Mais la plupart du temps je l’avoue, nous sommes assez justes, et je peux même investir mes propres sous.

Dans le futur, l’idéal serait que le Centre devienne autonome, et que j’arrive donc à organiser des sorties qui seront rentables ou au moins ne nécessiteront pas de dépenses extra de ma part. Parfois, des personnes de ma communauté virtuelle sponsorisent également les sorties de certains enfants, ce qui nous aide beaucoup.

Ⓒ Centre Eulis

Les abonnements sont de 10.000 francs l’année et 1000 francs le mois. Les enfants ont aussi la possibilité de lire à 100 francs l’heure. Oui, c’est très social. Mais ça n’empêche que certains enfants n’ont pas toujours l’argent pour payer. À ce niveau, nous avons encore un énorme travail à faire pour que les parents comprennent l’importance de l’espace et paient pour l’abonnement de leurs enfants.

Mais quand bien même ce serait le cas, nous sommes conscients que pour certains parents, même 1000 francs mensuellement est un luxe, surtout qu’ils ont du mal à payer la scolarité même de leurs enfants. Les abonnements sponsorisés par ma communauté nous aident beaucoup.

Parfois, lorsque nous n’atteignons pas un montant satisfaisant à la fin du mois, je me demande dans quel pétrin je me suis fourrée, mais l’expérience est tellement gratifiante que je mets la main à la poche avec plaisir pour régler les dépenses, principalement le salaire de la bibliothécaire.

Je vous recommande d’être préparés financièrement lorsque vous allez vous lancer dans cette aventure. Vos dépenses seront nettement plus élevées que ce que vous prévoyez, pensez donc à avoir suffisamment de cash.

Commencez petit, et vous rajouterez d’autres services au fil du temps, et selon vos moyens. Si vous souhaitez absolument être rentable, peut-être même au détriment du côté social, faites un bon état de vos dépenses pour déterminer à quel prix vous fixerez vos abonnements. Si par contre vous voulez privilégier le côté social, vous pourrez essayer d’engager votre communauté.

Mais je recommande tout de même d’avoir des frais d’abonnements, sauf si ce n’est absolument pas possible que votre cible les paie. Généralement, les gens prennent plus au sérieux les activités pour lesquelles ils paient, plutôt que quand tout est gratuit, et ça vous aidera un tant soit peu, au niveau de vos charges mensuelles.

Comment ferez-vous la promotion du Centre ?

J’ai déjà abordé le sujet de la communication avec les principaux stakeholders plus haut. Cela peut se faire majoritairement à travers les prospectus, les associations de parents, les ateliers dans les écoles, des lectures dans la rue, et le bouche-à-oreille. Mais si vous souhaitez partager vos activités avec plus de personnes, inspirer d’autres initiatives du genre, et/ou recevoir des dons, il faut communiquer via les médias traditionnels et les réseaux sociaux.

J’ai eu la chance d’être invitée à l’une des émissions les plus populaires du pays, et de participer à un reportage diffusé au journal télévisé. Je suis aussi passée à la radio, et j’ai été interviewée par plusieurs médias en ligne. Si vous avez l’opportunité d’avoir accès aux médias traditionnels, n’hésitez pas.

Si vous avez l’opportunité d’avoir accès aux médias traditionnels, n’hésitez pas. Tchonté Mireille Cliquez pour tweeter

Mais cela vous reviendrait cher si vous devez payer pour ces services. Il faut donc profiter des canaux disponibles gratuitement: les réseaux sociaux. Partagez vos activités sur vos comptes sociaux personnels, puis créez une page que vous animerez régulièrement. Ça vous aidera à attirer l’attention sur votre organisation, de potentiels donateurs, et surtout, des bénévoles qui vous aideront dans votre mission.

Mais peu importe l’attention que vous aurez, n’oubliez pas le plus important. Les éloges ont le don de nous faire croire que nous sommes excellents et que nous avançons. Mais tout ça ne représente absolument rien si dans les faits, nous ne sommes pas à la tâche pour impacter réellement notre cible. Ne vous laissez donc pas emporter par le flux de récompenses, de messages, et de félicitations que vous recevrez, au détriment du travail. Travaillez d’abord, communiquez ensuite.

Les éloges ont le don de nous faire croire que nous sommes excellents et que nous avançons. Tchonté Mireille Cliquez pour tweeter

Comment mettre en place l’équipe idéale ?

Je suis tellement reconnaissante à ce jour, pour toutes ces personnes qui donnent de leur temps pour la cause de l’éducation. Notre équipe est composée d’une bibliothécaire et d’une dizaine de bénévoles. Le Centre a vu passer quatre bibliothécaires en un an, et celle qui le tient en ce moment est la cinquième. Je n’ai malheureusement pas de formule magique pour recruter les bonnes personnes.

Je recherche avant tout des passionnés, qui ont envie de s’investir.

J’accueille tous ceux qui souhaitent animer des ateliers de manière ponctuelle ou régulière. Les occupations des uns et des autres les retiennent souvent mais on a actuellement des fidèles. Si vous avez une certaine renommée, certaines personnes voudront juste organiser des activités pour en profiter, ou sembleront intéressés pour se désister plus tard. Le temps se chargera de faire le tri pour vous. Quoi qu’il en soit, veillez juste principalement à ce que tous les membres de votre équipe partagent vos valeurs, et les transmettent comme il se doit à votre cible.

Travaillez d’abord, communiquez ensuite. Tchonté Mireille Cliquez pour tweeter

Aujourd’hui, Dieu merci, je n’ai pas besoin d’aller au Centre tous les jours, parce que la bibliothécaire assure et les bénévoles sont justes géniaux. Ce sont des personnes qui ont répondu à mon appel via les réseaux sociaux, ou m’ont contactée spontanément pour contribuer à notre mission de faire découvrir le monde aux jeunes ivoiriens. Nous avons un groupe WhatsApp sur lequel nous communiquons et nous organisons des réunions environ tous les trois mois.

Je recherche avant tout des passionnés, qui ont envie de s’investir. Ⓒ Centre Eulis

Je vous suggère d’organiser des activités pour renforcer les liens entre les membres de votre équipe. D’avoir au moins deux personnes en charge de chaque atelier, au cas où l’une d’entre elles est indisponible. Et de les inclure dans l’organisation des activités, plutôt que de leur dire uniquement ce vous souhaiteriez qu’ils fassent. Plus il y a de personnes qui pensent, mieux c’est. Et vous l’avez sans doute deviné, le personnel et les bénévoles, font partie de vos stakeholders principaux. Favorisez le respect et le partage.

Comment planifier vos activités ?

Après un an à tâtonner, et à faire les choses de manière plus ou moins spontanée, nous avons décidé de mettre en place un calendrier d’activités sur un an, mais modifiable tous les trois mois. Nous avons déjà des activités principales comme les cours d’anglais, d’informatique, et les ateliers sur la citoyenneté, et sur l’art, en plus des sorties. Pendant les vacances, nous avons organisé un mini-camp pour occuper sainement les enfants. L’un de nos objectifs est de l’améliorer et de le préparer longtemps à l’avance.

Je vous recommande donc de déterminer les différentes activités que vous souhaitez organiser et de les mettre sur un calendrier. Vous pourrez partager les activités chaque début de mois, aux bénévoles, sur vos réseaux sociaux, et sur une feuille de papier collée au Centre.

La plupart des activités sont portées par les bénévoles, et je me contente juste de les coordonner. Dieu merci, j’ai un as du planning, qui me rappelle toujours que je dois arrêter de procrastiner. Vous aurez donc besoin de quelqu’un dans votre équipe pour vous aider, à moins que soyez vous-même un pro de l’organisation.

Ⓒ Centre Eulis

Quel statut juridique devez-vous adopter ?

Enfin, nous allons aborder le deuxième sujet compliqué, juste après ou avant les finances. Quel statut juridique devez-vous choisir pour votre organisation ? Comme je l’ai dit plus haut, j’ai opté pour une Société à Responsabilité Limitée. J’ai eu recours au service d’un juriste pour ne pas avoir à gérer toute la paperasse nécessaire.

Mais ce statut implique que j’ai des impôts à payer quand bien même je ne génère pas de profits pour l’instant. Ce n’est pas moi qui vous recommanderais de rester longtemps dans l’informel, mais attendez d’être assez sûr de ce que vous voulez accomplir avant de passer aux formalités juridiques.

Dans certains États aux États-Unis, il y a la possibilité d’enregistrer votre entreprise en tant que « Benefit Corporation », ce qui prend en compte aussi bien le côté financier que le côté social.

Malheureusement en Côte d’Ivoire, on n’a pas vraiment une pléthore de choix lorsqu’on souhaite entreprendre dans le social. Vous devez donc opter soit pour l’une des formes juridiques d’une entreprise à but lucratif, soit vous enregistrer comme une association et opérer comme une ONG ou une fondation. Je vous recommande de lire les législations de votre pays, et de vous renseigner auprès d’hommes de droit, pour éviter d’éventuelles complications.

Comment mesurer l’impact ?

C’est l’un de nos plus grands défis. Pour mesurer l’impact, il faudra déterminer quels sont les objectifs précis que l’on veut atteindre. Certaines choses sont qualitatives quand d’autres peuvent être quantifiées. Le nombre total de visiteurs, la fréquence de visites de certains individus, la tranche d’âge, de classe, le nombres d’ateliers et de sorties organisés, les notions enseignées et assimilées, etc.

Malheureusement, je n’ai pas encore réussi à établir un suivi approprié à ce niveau. Le Centre n’étant pas une école formelle, les enfants vont et viennent comme ils le souhaitent. Je vous recommande si possible d’avoir un logiciel pour enregistrer les visites et les participations aux différentes activités. Ou un fichier excel.

Vous pourrez avoir un dossier sur vos abonnés, et y noter des remarques au cas où un enfant nécessite un suivi particulier dans certains domaines.

C’est important de collaborer avec les parents et les enseignants pour déterminer ce qu’il faut mesurer. Est-ce que l’enfant a adopté de meilleures habitudes ? Est-ce que ses résultats scolaires se sont améliorés ?

Bref, la mesure de l’impact est l’une des choses les plus importantes à réaliser, car c’est ce qui vous permettra de vous rendre compte que vous atteignez vos objectifs de départ et que vous résolvez le problème déterminé dans la première partie.

Le Centre Eulis existe depuis dix-sept mois maintenant. Ça semble long, mais nous n’avons pas encore fini et ne finirons sans doute pas d’apprendre. Il y a toujours quelque chose à améliorer.

Ce guide vous aidera peut-être, mais il n’empêchera pas les obstacles que vous rencontrerez sur le terrain. Il y aura toujours des moments de doutes, d’insécurité, mais je vous souhaite de passer l’une des étapes les plus difficiles : le premier pas.

Retrouvez Tchonté ce Vendredi 14 sur notre compte Instagram @irawotalents

Tchonté Mireille

Fondatrice, Centre Eulis

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